Hilfe

Einige Zimmer mit ihren Merkmale, Kategorien und der Betten-Zuordnung wurden bereits bei der Installation des Hotels festgelegt.

Über die Zimmerverwaltung können weitere Zimmer hinzugefügt werden und mit ihren speziellen Eigenschaften versehen werden.

Betten

Grundlage aller Festlegungen hier sind die verschiedenen Betten-Typen mit ihren Preisen.  Zu jedem Bett-Typ muss der
Grundbetrag erfasst werden. Der Preis für den Auf- bzw. Abschlag bezieht sich auf die zusätzliche Belegung bzw. die Minder-Belegung eines Zimmers mit einem
solchen Bett.

Zimmerkategorien

Danach werden die Zimmer-Kategorien(z.B. Einzelzimmer, Doppelzimmer, etc.) angelegt.

(1)    Für Zimmer-Kategorien sind Bezeichnung und Kürzel festzulegen.
(2)    Jeder Kategorie werden die darin enthaltenen Betten über die Belegungsmatrix mit der Anzahl zugeordnet. z.B. 2 Normalbetten und 1 Kinderbett. Anhand dieser Markierung wird die mögliche Anzahl der Personen für die Zimmerbelegung ermittelt.
(3)    Der Preisvorschlag resultiert aus den Einzelpreisen, welche Sie für die jeweiligen Betten ausgewählt haben.
(4)    Für jede Zimmer-Kategorien müssen die 3 Preise (Standard, Sonderpreis 1 und 2) ungleich Null festgelegt werden. Sollte keine Preisdifferenzierung erforderlich sein, sind Standard- und Sonderpreise identisch.

Zimmer anlegen

Existieren Betten und Kategorien, dann können Zimmer angelegt werden.
Jedes Zimmer benötigt eine Zimmer-Nummer, einen -namen und die Zuordnung zu einer Zimmer-Kategorie.

Zusätzlich kann jedes Zimmer mit Ausstattungsmerkmalen belegt werden, die an der Rezeption
für jedes Zimmer einsehbar sind.

Einige Zimmermerkmale sind bereits voreingestellt. Selbstverständlich können weitere Merkmale erfasst und danach
den Zimmern zugeordnet werden.

Zu jedem Zimmermerkmal muss ein Bild hinterlegt werden.

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Ausgangspunkt für jede Buchung ist der Zimmerspiegel.

Der Zimmerspiegel setzt sich aus folgenden Teilen zusammen:

(1) – Liste aller Zimmer
(2) – Zeitleiste
(3) – Buchungs-Übersicht
(4) – Navigations-Leiste

In der Liste aller Zimmer (1) finden Sie alle unter > Stammdaten > Zimmerverwaltung angelegten Zimmer mit Kürzel, Name und einem Symbol.

Die Symbolik hat dabei folgenden Inhalt:

Grün – Zimmer frei / Rot – Zimmer belegt
Grün – Aufgaben für freies Zimmer / Rot – Aufgaben für belegtes Zimmer

Ein Klick auf ein Zimmer im Bereich der Zimmer-Liste (1) öffnet die Zimmerinformation.

Hier sind Zimmer-Nummer, -Name, Typ, der Belegungsstatus, die Ausstattung und eine Aufgabenlisten zum Zimmer sichtbar.

Die Zimmerinformation kann der Mitarbeiter an der Rezeption nutzen, um schnelle Auskunft zur Zimmer-Ausstattung geben zu können.
Gleichzeitig sind ausstehenden Aufgaben für die Hausdamen oder das Service-Personal ersichtlich.

Anhand der Zeitleiste (2) wird der Reservierungs-Zeitpunkt einer Buchung bestimmt. Beim Eintragen einer Buchung mit der Maus, wird anhand der Klick-Position der Zeitpunkt bestimmt und in das Fenster „Reservierung / Check-In“  übernommen.

In der Buchungs-Übersicht (3) sind alle Reservierungen bzw. Buchungen für alle Zimmer sichtbar.

Auf der Buchungsanzeige wird der Name des Gastes angezeigt.

Wird der Mauszeiger auf die Buchung bewegt erscheint ein Infofenster mit den wichtigsten Informationen zur Buchung.

Um eine bessere Übersicht zu erhalten, haben die verschiedenen Buchungsstati unterschiedliche Farben. Diese sind änderbar (Siehe Punkt. 3.1.1 Anpassung des Zimmerspiegels). Im unteren Teil des Zimmerspiegels sehen Sie eine Legende dazu.

In der Buchungs-Übersicht werden alle neuen Buchungen wie bereits beschrieben per Maus-Klick erfasst.

Buchungen können per Mausklick geöffnet und bearbeitet werden.

Einzelbuchungen können durch Ziehen mit der Maus räumlich und zeitlich verschoben werden. Ist das zu beziehende Zimmer in der Zeit belegt wird die Buchung geteilt.
Gruppenbuchungen können nicht in der Art beahndelt werden. (Siehe Punkt 3.7.1 Besonderheiten von Gruppenbuchungen)

Jedes Verändern einer Buchung mit der Maus und jeder Klick auf eine Buchung öffnet die Bearbeitungsmaske entsprechend dem Buchungsstatus:

• Ist die Buchung eine Option / Reservierung wird das Fenster Reservierung/ Check-In  geöffnet.
• Ist der Gast  angereist, öffnet sich die Leistungsverwaltung.
• Ist der Gast abgereist, öffnet sich die Maske zum ‚Rechnungen bearbeiten’.

Einen schnellen Wechsel zu den verschiedenen Bearbeitungsmasken einer Buchung ist per Kontext-Menü (Klick mit der rechten Maustaste auf eine Buchung) erreichbar.

Alle ausführbaren Menü-Punkte verdeutlichen, wie die betreffende Buchung bearbeitet werden kann.
Nicht ausführbare Punkte sind aufgrund des aktuellen Buchungs-Status gesperrt.

Die Navigations-Leiste (4) dient zum Wechsel innerhalb der Zeitleiste (2). Nachfolgend eine Erläuterung der Symbolik.

Verkleinern / Vergrößern der aktuellen Ansicht
Wechsel zum aktuellen Datum

Wechsel zum ausgewählten Datum
Wechsel zum ausgewählten Feiertag
ein Jahr rückwärts / vorwärts
ein Monat rückwärts / vorwärts
eine Woche rückwärts / vorwärts

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Im Fenster Rechnungsverkehr können Zahlungen zu Rechnungen erfasst und Mahnungen gedruckt werden. Dieses erreichen Sie über Verwaltung/Rechungen. Markieren Sie die Rechnung, zu der Sie eine Zahlung erfassen oder eine Mahnung erstellen wollen und klicken Sie auf .

Links sind die wichtigsten Rechnungs-Informationen angelistet.
Rechts unten kann die Bezahlung der Rechnung mit Zahlbetrag, Zahlart und Zahl-Datum erfasst werden.

Wichtig: Wurden nur Teilbeträge gezahlt, sollte die Rechnung nicht ‚als bezahlt vermerkt werden, weil dann weder
weitere Zahlungen erfasst, noch Mahnungen gedruckt werden können.

Ist die Rechnung komplett bezahlt, dann sollte sie auch ‚als bezahlt vermerkt’ werden.

Eine Erfassung mehrerer Zahlungen zu einer Rechnung mit Betrag und Datum ist nicht möglich.
Es muss immer die Summe aller bisherigen Zahlungen eingegeben werden.

Sind Rechnungsbeträge offen, dann können diese direkt aus dem Hotel-Programm heraus in 3 Stufen

angemahnt werden.

Das Datum der Mahnung wird automatisch erfasst und gespeichert.

Eine Gestaltung der Mahnungs-Briefe ist ebenfalls möglich und wird unter Punkt 7.6. Formulare beschrieben.

Diese Ausgabe kann direkt aus der Vorschau heraus in den verschiedensten Datei-Formaten ausgegeben werden
oder auch als E-Mail-Anhang versendet werden.

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Mittels  gelangt man über die ausgewählte Adresse zu allen Buchungsvorgängen, die bisher im Programm unter dieser Adresse erfolgten.

Jeder Vorgang, der eine Rechnung betrifft, kann per Doppelklick geöffnet werden. Ausgenommen sind bereits bezahlte Rechnungen.

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Die Übersicht zeigt die aktuellen Aufgaben im Hotel für die einzelnen Bereiche.

Jeder berechtigte Mitarbeiter kann Aufgaben in diese Liste eintragen, ihren Bearbeitungsstatus verändern und Aufgaben löschen.

Jede Aufgabe kann

• • für ein Zimmer
  • zu einem festen Termin
    • für einen Arbeitsbereich

festgelegt werden.

---

Jeder Aufgabe kann

• • mit einer ausführlichen Beschreibung
  • mit einem Status

versehen werden.

---

Aufgaben können hinzugefügt, bearbeitet und gelöscht werden.

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Hier können alle Hotel-Stammdaten erfasst werden. Das reicht von Name, Anschrift und Kommunikationsdaten,
über Steuer-Nummer, Betriebszeiten, Bankverbindungen bis zu erlaubten Steuersätzen und akzeptierten Zahlarten.

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Zuschläge ermöglichen Preise für Zimmer und/oder Leistungen zeitgesteuert zu ändern,  z.B. in der Ferienzeit können die Preise für die Bungalows automatisch verändert werden.

Mit (1)„Neuer Zuschlagsname“ wird die Bezeichnung, der Gültigkeitszeitraum festgelegt und die betreffenden Leistungen ausgewählt.

Per Klick auf  (2) „Bearbeiten“ können die Leistungen bearbeitet werden.

Es sind Preis-Zuschläge oder -Abschläge (Eingabe mit negativem Vorzeichen) möglich. Sie können diese für ganze Warengruppen oder nur für einzelne Artikel festlegen.

Die Zuschläge stehen zum aktiven Zeitraum automatisch bei der Buchung im Zimmerspiegel zur Verfügung.

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Haben sie versehentlich eine Anreise getätigt, obwohl der Gast noch nicht angereist ist, können Sie sie diese über 2 Wege rückgängig machen.

(1) Sie klicken mit der rechten Maustaste im Zimmerspiegel auf die jeweilige Buchung und wählen erneut  aus. Es öffnet sich das CheckIn-Fenster. Durch Betätigen von  wird die Anreise zurückgenommen. Der Gast ist wieder dann im Status reserviert.
(2) Im Hauptmenü über   im Fenster Check-IN nochmals auf  klicken und im dann öffenden Fenster auf 

Achtung: Das ist nur so lang möglich solang keine weiteren Buchungen auf den Kunden gebucht sind.

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Anhand der roten Ziffern wird nachfolgend der Ablauf für eine Buchung erklärt.

(1) Zuerst wird festgelegt, ob eine Anfrage oder eine feste Reservierung vorgenommen
wird.

Für Buchungen, die das Options-Kennzeichen tragen, können nur Angebote erstellt und keine
Reservierungs-Bestätigungen verschickt werden.

(2) Name (und Adresse) des Gastes werden erfassen bzw. ausgewählt.

Die Angaben können direkt eingegeben werden bzw. die Daten des Gastes können über
‚Adresse suchen’ aus den bereits vorhandenen Gastdaten ausgewählt werden

(3) Name des Vermittlers suchen und erfassen (so weit notwendig)

Die Vermittler werden unter den Adressen mit einem speziellen Vermittler-Kennzeichen geführt.

(4) Hier haben Sie die Möglichkeit spezielle Wünsche zur Buchung einzugeben.

(5) Zeitraum überprüfen und ggf. verändern

(6) Hier können sie z.B. ein Doppelzimmer als Einzelzimmer belegen oder umgekehrt.

Bsp.: Ein Geschäftskunde möchte gern ein Einzelzimmer. Sie haben aber nur noch Doppelzimmer zur Verfügung, welches auf der Rechnung allerdings nicht erscheinen darf. So können sie hier ein Doppelzimmer als Einzelzimmer belegen. Auf der Rechnung erscheint ein Einzelzimmer

ACHTUNG: Der Preis ändert sich nicht automatisch mit.

Über  haben sie weiterhin die Möglichkeit Aufbettung wie z.B. ein Kinderbett vorzunehmen.

(7) Endpreis für die Buchung ist zu erfassen.

Dabei kann man dem Preis-Vorschlag folgen, man muss aber nicht. Der vorgeschlagene
Endpreis kann durch direktes Überschreiben geändert werden.

(8a) Über ‚Anreise’ können Sie den Kunden nun direkt einchecken.
(8b) Übernehmen’ beendet den Reservierungs- bzw. Buchungs-Vorgang.
Die Buchung wird nun im Zimmerspiegel angelegt.

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Das Rechnungsbuch stellt eine Auflistung aller gestellten Rechnungen dar. Die Ausgabe kann zeitlich eingeschränkt werden. Weiterhin stehen Ihnen 2 Optionen zur Auswahl:

• „stornierte ausblenden“ > unterdrückt die Anzeige von stornierten Rechnungen
• „mit Zahlungen“ > zeigt die einzelnen Teilzahlungen zur Rechnung an (ab Version 2.2.12.65)

Über den Button „Export“ können die Daten in verschiedenen Formaten exportiert werden.

Aus dem Rechnungsbuch heraus ist keinerlei Bearbeitung von Rechnungen möglich.

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