Hilfe

Sind sie bereits Kunde bei Dirs21 und haben online im Dirs21 Office bereits Kontingente eingerichtet, sollten Sie diese manuell in die Provendis Hotelsoftware übernehmen.
Wie sie Kontingente einrichten finden Sie im Punkt 5.4.

Löschen Sie nachfolgend in online im Dirs21 Office alle Kontingente und übertragen die Kontingente aus der Provendis Hotelsoftware. Nun sind die Dirs21-Portale und ihre Software auf einem Stand.

Beim Löschen der Kontingente im Dirs21 Office gehen Sie wie folgt vor:

Loggen Sie sich mit ihren Zugangsdaten im Dirs21 Office ein.
Wählen Sie nun im Menüpunkt „Kontingente & Raten“ den Punkt „Kontingentenpflege – Zeitraum“

Wählen Sie nun den Zeitraum in welchem Sie bereits Kontingente erstellt haben. Diesen können sie manuell eingeben oder über das Kalendersymbol auswählen.

Geben Sie nun bei der Verfügbarkeit der Zimmer eine „0“ ein und speichern Sie. Nun sind alle Ihre Kontingente für den von Ihnen festgelegten Zeitraum gelöscht.

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Über    können Sie eine Rechnung erstellen ohne, dass ein Buchung vorliegt.

Dies benötigen Sie zum Beispiel, wenn sie eine Rechnung stornieren mussten, um diese neu zu schreiben.

Es öffnet sich das Fenster „Rechnung bearbeiten“.

Die folgenden Schritte decken sich mit Punkt 5.2 Rechnungen.

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Wie sie die Internetbuchung einrichten können Sie im Punkt 8.4.2 Buchungen über Internetportale nachlesen.

Über Verwaltung >> Kontingente zur Internetbuchung können Sie Ihre Kontigente für die Dirs21-Schnittstellen festlegen und bearbeiten.

Sie sehen links eine Liste der bereits angelegten Buchungen und rechts können sie neue Kontigente festlegen.

(1) Mit neu hinzu legen Sie ein neues Kontingent an

(2) Startdatum

(3) Enddatum

ACHTUNG! Das Anfangsdatum darf nicht vor dem Enddatum liegen und der Zeitraum darf sich nicht mit dem Kontingent des Zimmertyps überschneiden.

(4) Zimmertyp welcher bei Dirs21 eingerichtet wurde (hier macht es sich wieder bezahlt, wenn intern und extern die gleichen Bezeichnungen verwendet worden sind)

(5) Anzahl der im Hotel vorhandenen Zimmer, die für diesen Zeitraum freigegeben werden sollen.

Beispiel:

Sie haben 5 Doppelzimmer und geben 3 davon frei zur Internetbuchung.  2 Zimmer sind inzwischen von Gästen gebucht. Ein 3. Gast kommt und möchte ebenfalls ein Doppelzimmer. Dies ist möglich. Über den automatischen Abruf der Software in dem von Ihnen festlegten Zeitintervall, wird die Buchung ebenfalls an die Dirs21 Schnittstelle gemeldet und somit dort zur Buchung gesperrt. Es sind dann sozusagen im Internet nur noch 2 Zimmer frei.

(6) Dauer für die das Zimmer mindestens belegt werden muss

(7) Zimmerpreis (es wird automatisch der inder Hotelsoftware festgelegte Preis angezeigt. Dieser kann von Ihnen geändert werden.

(8) Speichern des Eintrags

Mit senden sie die Daten an die Dirs21-Schnittstelle.

ACHTUNG: Dirs21 benötigt bis zu 1h zum Einbinden ihrer Daten!

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Voraussetzungen

Vorraussetzung für die Nutzung dieser Funktionalität ist ein Vertrag mit Dirs21 und dem jeweiligen Hotelreservierungssystem. Dirs 21 arbeitet mit folgenden Internetportalen zusammen:

• Booking.com
• Expedia (inkl. hotels.com)
• Hotel.de
• HRS
• Venere
• netHotels
• Unister (inkl. Hotelreservierung.de, Hotelreservation.com, Reisen.de,
  ab-in-den-urlaub.de, Fluege.de und Travel24.com)
• TOMAS
• intobis
• Feratel Deskline 3.0

Loggen Sie sich zunächst mit ihren Zugangsdaten bei https://office.dirs21.de/ ein.

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Die Funktionalität wird über den Internetserver von Krocker Systemhaus/Provendis Software zur Verfügung gestellt. Dazu ist bereits ein Beispiel vorgegeben, welches mit kopieren des Quellcodes in die eigene Homepage eingebunden werden kann. Dies setzt jedoch einen administrativen Zugang und entsprechende Kenntnisse im HTML und CSS voraus. Wir empfehlen daher sich an dem Verwalter ihrer Internetseiten in Verbindung zu setzen.  Alternativ übernehmen wir die Anpassung und Einbindung des Online-Buchungsformulars als kostenpflichtige Zusatzleistung. Voraussetzung ist natürlich der administrative Zugang zur Ihrer Homepage.

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Um ein Formular zur Buchungsanfrage auf Ihrer Seite einzubinden, wählen Sie im Menüpunkt Konfiguration >> Internetbuchung den Karteireiter „eigene Homepage“ und aktivieren sie die Schnittstelle mit einem Häckchen unter „Schnittstelle für eigene Homepage aktivieren“.

Sie haben nun die Möglichkeit den Abrufintervall einzustellen, sozusagen die Zeit nachdem sich das Programm automatisch mit dem Internet verbindet um die Buchungsanfragen abzurufen.

HTML-Daten

Um das Anfrageformular in Ihre Website einzubinden, markieren Sie den Text welchen Sie im Karteireiter „HTML-Daten“ und kopieren Sie ihn mit STRG-C. Fügen Sie ihn nun an die gewünschte Stelle im Quellcode Ihrer Website ein.

CSS-Daten

Zur optischen Gestaltung wird CSS (eine Formatierungssprache u. a. für HTML-Dateien)verwendet. Im Karteireiter CSS-Daten können Sie diesen nach Ihren Wünschen anpassen.

Zimmertypen

Jedes Hotel hat andere Zimmer. Im Karteireiter „Zimmer-Typen“ wählen Sie die Zimmertypen aus, die in Ihrem Internetformular zu Auswahl stehen sollen. Mit „Zimmer-Typen übertragen“ senden sie dies Auswahl an Ihr Internetformular.

Wie Sie eingegangen Buchungsanfragen verarbeiten, können Sie bei Punkt 4.4 Internetbuchung nachlesen

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Zum Abruf der Internetbuchungen wählen Sie den Menüpunkt „Rezeption >> Internetbuchung“.

Je nach dem welche Buchungen sie abrufen wollen, klicken Sie auf Homepage oder Internetportale.

„Homepage“ ist das Onlineformular welches Sie in Ihre Homepage per IFrame einbinden können. Den Quelltext für das Formular wird unter „Konfiguration“ – „Internetbuchung“ zur Verfügung gestellt. Die Nutzung setzt eine Vollversion und die kostenpflichtige Freischaltung dieser Zusatzfunktion voraus.

Mit Klick auf „Internetprotale“ werden die Buchungen, je nach Ihren Vertrag mit Dirs21 abgerufen. Die Schnittstelle zur Dirs21 setzt eine kostenpflichtige Freischaltung der Zusatzfunktion voraus.

Per Doppelklick auf eine Buchung gelangen Sie nun in das Buchungsmenü. Wählen Sie nun die passenden Zimmer aus. Für eine bessere Darstellung ist das gewählte Zimmer solange rot, bis Sie die passenden Zimmer in Ihrem Hotel gewählt haben.

Mit Übernehmen gelangen Sie in die Gruppenbuchung zur weiteren Bearbeitung der Buchung.

Nun können Sie noch Leistungen etc. zubuchen. (Siehe auch Punkt 3.7 Gruppenbuchung)

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Um Belege zu einer Buchung zu drucken, öffnen sie den Zimmerspiegel und öffnen Sie durch Klick mit der rechten Maustaste auf die jeweilige Buchung das Kontextmenü.

Sie haben die Möglichkeit eine Vorschau des Belegs anzuschauen oder Ihn auszudrucken oder gleich per E-Mail zu versenden. Dazu müssen Sie ihr Mailsystem im Menüpunkt „Konfiguration > E-Mail“ eingestellt haben. (Siehe Punkt 3.8 Mailkonfiguration )

Je nachdem welchen Status die Buchung hat, haben sie folgende Möglichkeiten des Belegdrucks:

(1) Angebote drucken

In diesem Fall sind keine weiteren Angaben notwendig. Das angezeigte Formular kann mit dem Formulardesigner an Ihre Bedürfnisse angepasst werden (siehe Punkt 7.6 Formulare)

(2) Reservierungsbestätigung drucken

Reservierungsbestätigungen können eine Anzahlung ausweisen. Es besteht die Möglichkeit die Anzahlung als Fixbetrag oder als prozentualen Abschlag festzulegen. Nach Markierung des gewünschten Formulars im Auswahlfenster Formulare kann der Ausdruck oder eMail-Versand erfolgen.

Das angezeigte Formular kann mit dem Formulardesigner an Ihre Bedürfnisse angepasst werden (siehe Punkt 7.6 Formulare)

(3) Meldeschein drucken

Ist der Gast/die Gäste eingecheckt können hier die Meldescheine gedruckt werden. Haben Sie die Gäste immer Zimmer benannt können Sie diese bereits ausgefüllt drucken. So muss der Gast nur noch unterschreiben und das ausfüllen entfällt.

Das angezeigte Formular kann mit dem Formulardesigner an Ihre Bedürfnisse angepasst werden (siehe Punkt 7.6 Formulare)

(4) Rechnungen drucken

Hier können bereits erstellte Rechnungen des Gastes ausgewählt und gedruckt werden.

Das angezeigte Formular kann mit dem Formulardesigner an Ihre Bedürfnisse angepasst werden (siehe Punkt 7.6 Formulare)

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