Provendis Hotelsoftware

Online Buchungssystem

Zur Reservierung mit einem Online Buchungssystem bietet die Provendis Hotelsoftware verschiedene Möglichkeiten.

Onpage Buchung (Einbindung in die eigenen Homepage)

Sicher verwenden Sie viel Zeit und Geld, um Ihre Homepage informativ zu gestalten. Nutzen Sie das Potential Ihrer eigenen Internetseite! Wir stellen Ihnen ein Buchungsformular bereit, dass Sie in Ihrer Seite einbinden können.

Online-Buchungssystem-HOBS4

Die Einbindung des zur Verfügung gestellten Buchungsformulars in Ihre Homepage geschieht per iFrame. Das Buchungsformular ist farblich anpassbar und wird innerhalb Ihrer Homepage angezeigt, als ob es von Ihrer Homepage stammt. Provendis Hotel holt Buchungen direkt von unseren Servern ab. Der Abholintervall ist im Minutenbereich einstellbar. Ein Beispiel zur Internetbuchnung finden Sie auf Onlinebuchung .

Anbindung an den Switch DIRS21

Die Anbindung an einen sogenannten Swicht hat viel Vorteile für Sie. Der Switch bildet einen Verteiler für eine Vielzahl von Buchungsportalen, wie HRS, Hotel.de, Expedia.de, lastminute.de, nethotels, ab-in-den-urlaub.de, booking.com. Damit erfolgt die Datenpflege zentral und Sie sparen viel Zeit. Des Weiteren übernimmt die Provendis Hotelsoftware folgende Aufgaben:

– Übertragung der frei gegebenen Kontingente an den Switch
– Korrektur der Kontingente bei höheren Auslastungen
– Abholen von Buchungen, und das Bereitstellen in der Provendis Hotelsoftware

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Gastabrechnung

Gastabrechnung bzw. Rechnung erstellen für Hotelgäste:

Rechnungen erstellen

 

 

Personalverwaltung

In jedem größeren Hotelbetrieb gibt es Personalhierarchie. In der Personalverwaltung legen Sie Personal an, verwalten Personaldaten und vergeben Zugriffs-Codes.

Um Ihrem Personal unterschiedliche Rechte zuzuweisen, steht Ihnen eine umfangreiche Rechteverwaltung zur Verfügung. Sie können den Zugang zu jeder Programm-Funktion für einen Mitarbeiter zu- oder abschalten.

Mitarbeiterverwaltung

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Gruppenbuchung

Die Gruppenbuchung ist für all jene wichtig, welche mehrere Zimmer mit einem Vorgang einbuchen möchten. Die Provendis Hotelsoftware stellt Ihnen dazu ab der Pro Version ein sehr komfortables Werkzeug zur Verfügung: die Gruppenreservierung. Im ersten Schritt werden die im gewünschten Zeitraum freien Zimmer angezeigt, welche man auswählt.

Gruppenreservierung-Zimmerauswahl

Im zweiten Schritt tragen Sie Zusatzleistungen wie Verpflegung und Gebühren zusammen, um im letzten Schritt die Adresse des Buchungsgastes zu übernehmen und die Endkalkulation durchzuführen.

Gruppenreservierung

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Leistungen im Hotel verwalten

In der Provendis Hotelsoftware können Sie beliebig weitere Warengruppen und Leistungen anlegen, und diese dann im Geschäftsbetrieb auf die Zimmer oder Gäste zu buchen.

Dazu stehen Ihnen 3 Preisstufen, aber auch die freie Preiseingabe zur Verfügung. Die eingebuchten Leistungen können im Fehlerfall auch storniert werden.

individuell festlegbare Extra-Leistungen

Sie können auch Leistungen kopieren, um schneller ähnliche Artikel zu generieren. Bestimmte Leistungen, wie Frühstück etc. , werden von dem System verwaltet, sodass sie nicht gelöscht werden können.

Der Leistungsname -, der Beschreibungstext sowie die Bezeichnung zur Einheit werden auf den Angeboten und Rechnungen übernommen.

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Einzelbuchung

Die komfortable Einzelbuchung steht Ihnen in allen Versionen von Provendis Hotel zur Verfügung. Hier erfassen Sie die Kerninformationen der Buchung wie Dauer, Belegung und Gastdaten.

Einzelbuchung neue Buchung

Im Buchungsfenster können Sie alle Daten den Kunden betreffend vollständig eingeben. Auch das Aufbuchen von Leistungen wie z.B. Frühstück, Handtücher, Kurtaxe etc., ist hier schnell und einfach möglich. Dabei haben Sie die Möglichkeit den Preisvorschlag zu übernehmen oder einen individuellen Preis einzugeben.

Sie können ein Doppelzimmer als Einzelzimmer buchen, weitere Leistungen aus dem Leistungskatalog aufbuchen und den Termin für den Optionsablauf festlegen.

Alternativ zur Einzelbuchung können Sie mit der Gruppenbuchung mehrere Gäste erfassen.

Druckcenter für AngebotIm Anschluss können Sie hier gleich eine Reservierungsbestätigung, eine Option oder ein Angebot drucken. Auch Bestätigungen mit Anzahlungen sind möglich.

Die entsprechenden Formulare zu Angeboten, Rechnungen usw. können Sie mit dem integrierten Formulardesigner an Ihre Wünsche anpassen.

Bei Bedarf können verschiedene Formulare angelegt werden, so dass Sie auf die Wünsche Ihrer Gäste angemessen eingehen können. Zum Beispiel kann über den eingebauten Mailversandt gleich noch ein Hausprospekt als Angang versendet werden.

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Hotel Zimmerspiegel & Belegungsplan | Grafischer Reservierungskalender

Zimmerspiegel / Belegungsplan

Der Zimmerspiegel bzw. Belegungsplan steht im Mittelpunkt der Provendis Hotelsoftware. Durch einfaches Ziehen mit der Maus werden Buchungen erstellt oder durch Klick auf eine vorhandene Buchung Informationen zu einer Buchung auf kurzem Weg eingesehen. Die Arbeitsweise ist dem Verwalten von Buchungen im  Reservierungskalender nachempfunden. Der Status der Zimmer kann hierbei in verschiedenen Farben dargestellt werden. So erkennen Sie auf den ersten Blick, ob ein Zimmer fest gebucht, reserviert oder mit Option versehen ist. Mit der grafischen Balkendarstellung haben sie so immer einen Überblick über noch verfügbare Zimmer.

Große Funktionalität auf der rechten Maustaste

Aktionen zu einer BuchungSie haben hier über ein Untermenü, welches mit einem Mausklick auf die jeweilige Buchung/Reservierung aufgerufen werden kann, die Möglichkeit folgende Aktionen auszuführen:

  • Anreise (CheckInn)
  • Abreise (CheckOut)
  • Gästenamen für die Zimmer festlegen
  • Rechnung anlegen
  • Aufruf von bereits vorhandenen Rechnungen
  • Stornierung von Buchungen
  • Buchen von Leistungen auf das Zimmer
  • Angebote, Reservierungen und Rechnungen drucken
  • Aufgaben für das Zimmer festlegen (z.B. spezielle Kundenwünsche)
  • Reinigung veranlassen
  • Informationen zur Ausstattung der Zimmer
  • Gäste umziehen
  • Gruppenbuchungen verwalten
  • Zoom – Funktion und Anpassung der Zeilenhöhe
  • zentraler Aufruf eines Termins über den Kalender

Weiterhin bietet der Zimmerspiegel eine Informationszeile, in der die freien Kapazitäten nach Kategorie, sowie die aktuellen Tagespreise, eingesehen werden können.

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Systemvoraussetzungen

Minimale Systemvoraussetzungen sind:

  • Prozessor mind. 2,5 GHz
  • 2GB Arbeitsspeicher
  • VGA Grafikkarte mind. 2 MB Grafikspeicher
  • Bildschirmauflösung mind. 1024 x 768
  • Freier Festplattenspeicher 250 MB
  • Microsoft® Windows 7, Microsoft® Windows 8, Microsoft Windows 10

Empfehlung:

Zum Betrieb der Provendis Hotelsoftware empfehlen wir einen Computer mit einem Intel ® Core i3 Prozessor, der 4GB RAM und eine Festplatte mit wenigstens 250GB hat.

Sie wollen eine SSD verwenden? Auf jeden Fall!

Aktuell werden SSD-Festplatten bezahlbar, sodass wir klar empfehlen würden, als Festplatte eine SSD zu verwenden. Einen Vergleich von herkömmlicher Festplatte und SSD-Laufwerk in einem Notebook finden Sie hier.

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